Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de datos personales en este sitio web y en QCRM es Medcycle UG (haftungsbeschränkt), Kolonnenstraße 8, 10827 Berlín, Alemania, representada por su administrador Eik-Robert Burggraf, correo electrónico: info@medcycle.eu («nosotros»). No hemos designado un delegado de protección de datos, ya que no existe obligación legal de hacerlo. Las solicitudes en materia de protección de datos pueden enviarse a la dirección indicada.

2. Ámbito y funciones

Esta política se aplica al sitio web q-crm.com y a los datos que tratamos directamente como proveedor de QCRM, por ejemplo cuentas de clientes, usuarios y facturación. Los datos que los clientes guardan en su espacio de trabajo de QCRM (p. ej., contactos, leads, correos, documentos) los tratamos como encargado del tratamiento siguiendo las instrucciones del cliente correspondiente (art. 28 RGPD); el responsable de esos datos es el cliente. Los detalles se regulan en el acuerdo de tratamiento de datos. Las consultas sobre esos datos deben dirigirse al cliente correspondiente; nosotros le prestamos apoyo.

3. Visita al sitio web

El sitio web se aloja en servidores de Hetzner Online GmbH en Alemania. Al acceder, el servidor trata los datos técnicamente necesarios: dirección IP, hora, página solicitada, volumen de datos transferido, página de procedencia y datos del navegador y del sistema operativo. Esto sirve para la entrega, la estabilidad y la seguridad del sitio (art. 6, apdo. 1, letra f RGPD; nuestro interés legítimo es un funcionamiento seguro y fiable). Los registros del servidor se eliminan a más tardar a los 30 días.

El sitio web no utiliza cookies, servicios de análisis ni de marketing y no carga contenidos de terceros como fuentes, mapas o vídeos.

4. Contacto

Si nos escribes por correo electrónico, tratamos tus datos para atender la consulta (art. 6, apdo. 1, letra b RGPD cuando se refiere a un contrato; en otro caso, letra f). Eliminamos la correspondencia una vez resuelta, salvo obligación de conservación.

5. Registro y uso de QCRM

Para la cuenta y el contrato tratamos nombre, correo electrónico, nombre y datos de la empresa, la contraseña (solo como hash criptográfico), rol y pertenencia a la organización, idioma, plan elegido y los momentos de inicio de sesión y de confirmación de los textos legales (art. 6, apdo. 1, letra b RGPD). Para proteger las cuentas registramos los inicios de sesión y los eventos relevantes para la seguridad (art. 6, apdo. 1, letra f RGPD). Sin estos datos no podemos proporcionar una cuenta.

Si un administrador de un cliente invita a una persona, recibimos del cliente su correo electrónico, su rol y, en su caso, su nombre; la persona recibe por correo electrónico una contraseña de un solo uso.

Para mantener la sesión iniciada, la aplicación guarda tokens de acceso y algunos ajustes en el almacenamiento local del navegador. Esto es estrictamente necesario para el servicio solicitado (art. 25, apdo. 2, n.º 2 TDDDG). No utilizamos cookies de seguimiento ni publicitarias.

6. Correos del sistema

Enviamos invitaciones, contraseñas de un solo uso, restablecimientos de contraseña y notificaciones a través de un servidor de correo de IONOS SE, Montabaur, Alemania (art. 6, apdo. 1, letra b RGPD).

7. Suscripción y pago

QCRM y la telefonía con IA Omnesto se contratan mediante una suscripción común, gestionada en la cuenta de cliente de Omnesto; ambos servicios los operamos nosotros. Los pagos los procesa Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublín, Irlanda), que recibe nombre, correo electrónico, dirección de facturación, datos de pago e importe; no recibimos los datos completos de la tarjeta. Stripe también trata datos en EE. UU. (sección 11). Base jurídica: art. 6, apdo. 1, letras b y c RGPD. Más información: stripe.com/es/privacy.

8. Telefonía con IA Omnesto

Si un cliente utiliza Omnesto, integrado en QCRM, QCRM transmite a Omnesto el nombre, el correo electrónico, el rol y la organización de los usuarios autorizados, para que puedan acceder sin otra contraseña, así como datos de consumo para el cobro de los créditos de IA. Las citas que reserva el asistente telefónico se anotan en el calendario de QCRM. Omnesto funciona en servidores de Hetzner Online GmbH en Helsinki, Finlandia. Para la telefonía y la IA de voz, Omnesto recurre a otros proveedores (Telnyx, ElevenLabs, OpenAI), indicados en el acuerdo de tratamiento de datos. Los detalles sobre los datos de llamadas figuran en la política de privacidad de omnesto.pro. Base jurídica: art. 6, apdo. 1, letra b RGPD.

9. Funciones de IA

QCRM ofrece funciones de IA como la valoración de leads, borradores de respuesta, resúmenes de correos y análisis de operaciones. Solo cuando un usuario inicia una de estas funciones se envían los contenidos necesarios a la API de pago Gemini de Google (Google Ireland Limited, Dublín, Irlanda, con la participación de Google LLC, EE. UU.). Google no utiliza las entradas y los resultados de este servicio de pago para mejorar sus productos y solo los conserva durante un tiempo limitado para detectar abusos. Los resultados de la IA son sugerencias; la decisión la toma el usuario. No se producen decisiones automatizadas en el sentido del art. 22 RGPD.

10. Buzones de correo y outreach

Los clientes pueden conectar sus propios buzones de correo mediante IMAP/SMTP. Las credenciales se guardan cifradas; los mensajes se reciben y envían a través del proveedor elegido por el cliente, cuyas condiciones de privacidad se aplican además.

Cuando un cliente envía correos a sus contactos con la función outreach, cada correo incluye un enlace para darse de baja. Por cuenta del cliente, QCRM registra si un correo se abrió (mediante una imagen invisible) y qué enlaces se pulsaron, y lo muestra al cliente remitente. Si las imágenes no se cargan, no se cuenta ninguna apertura. La baja se guarda e impide más correos outreach de ese cliente. El cliente remitente es responsable de la licitud de estos correos, en particular del consentimiento que puedan requerir los destinatarios.

11. Transferencias a terceros países

Nuestros servidores están en Alemania (QCRM) y Finlandia (Omnesto). Stripe, Google, Telnyx, ElevenLabs y OpenAI también tratan datos en EE. UU. Las transferencias solo se realizan en las condiciones de los arts. 44 y ss. RGPD: sobre la base de la decisión de adecuación relativa al EU-US Data Privacy Framework cuando el destinatario está certificado y, en otro caso, sobre la base de las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.

12. Plazo de conservación

Conservamos los datos de la cuenta durante la vigencia del contrato. Si una suscripción termina sin renovarse, se bloquean las funciones del CRM; los datos siguen guardados, se revisan a los 30 días y solo se eliminan previo aviso al cliente. A petición del cliente los eliminamos antes. Conservamos las facturas y los documentos contables durante los plazos legales (§ 147 AO, § 257 HGB; hasta diez años). Las copias de seguridad de la base de datos se realizan a diario y se eliminan o sobrescriben a más tardar 30 días después de su creación; por ello, los datos eliminados pueden permanecer en copias de seguridad hasta 30 días. Eliminamos los registros del servidor a más tardar a los 30 días.

13. Seguridad

Protegemos los datos con medidas técnicas y organizativas conforme al art. 32 RGPD, entre ellas transmisión cifrada (TLS), contraseñas con hash, almacenamiento cifrado de credenciales de sistemas de terceros, espacios de trabajo separados con roles y permisos, acceso administrativo restringido y copias de seguridad diarias. El anexo del acuerdo de tratamiento de datos contiene los detalles.

14. Tus derechos

En las condiciones legales tienes derecho de acceso (art. 15 RGPD), rectificación (art. 16), supresión (art. 17), limitación del tratamiento (art. 18), portabilidad (art. 20) y oposición a los tratamientos basados en intereses legítimos (art. 21 RGPD). Puedes retirar un consentimiento en cualquier momento con efectos para el futuro (art. 7, apdo. 3 RGPD).

Puedes presentar una reclamación ante una autoridad de control. La autoridad competente para nosotros es la Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlín, Alemania.

15. Personas y clientes en Suiza

Para las personas en Suiza se aplica además la Ley Federal de Protección de Datos (LPD). Alemania y Finlandia garantizan una protección adecuada según el anexo 1 de la Ordenanza de Protección de Datos; la comunicación a estos países está permitida conforme al art. 16, apdo. 1 LPD. Para destinatarios en EE. UU. se aplica el Swiss-U.S. Data Privacy Framework cuando el destinatario está certificado y, en otro caso, cláusulas contractuales tipo reconocidas por el PFPDT. Las reclamaciones pueden presentarse ante el Comisionado Federal de Protección de Datos y Transparencia (PFPDT).

16. Cambios

Actualizamos esta política cuando cambian nuestros tratamientos o la legislación. Se aplica la versión publicada aquí.