Informativa privacy

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento dei dati personali su questo sito e in QCRM è Medcycle UG (haftungsbeschränkt), Kolonnenstraße 8, 10827 Berlino, Germania, rappresentata dall’amministratore Eik-Robert Burggraf, e-mail: info@medcycle.eu («noi»). Non abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati, poiché non sussiste alcun obbligo di legge. Le richieste in materia di protezione dei dati vanno inviate all’indirizzo indicato.

2. Ambito e ruoli

La presente informativa riguarda il sito q-crm.com e i dati che trattiamo direttamente in qualità di fornitore di QCRM, ad esempio account dei clienti, utenti e fatturazione. I dati che i clienti memorizzano nel proprio workspace QCRM (ad es. contatti, lead, e-mail, documenti) li trattiamo come responsabile del trattamento su istruzione del rispettivo cliente (art. 28 GDPR); titolare di tali dati è il cliente. I dettagli sono disciplinati dall’accordo sul trattamento dei dati. Per richieste relative a tali dati rivolgersi al rispettivo cliente; noi lo supportiamo.

3. Visita del sito

Il sito è gestito su server di Hetzner Online GmbH in Germania. All’accesso il server tratta i dati tecnicamente necessari: indirizzo IP, ora, pagina richiesta, quantità di dati trasferiti, pagina di provenienza e dati su browser e sistema operativo. Ciò serve alla fornitura, stabilità e sicurezza del sito (art. 6, par. 1, lett. f GDPR; il nostro legittimo interesse è un funzionamento sicuro ed efficiente). I log del server vengono cancellati al più tardi dopo 30 giorni.

Il sito non utilizza cookie, servizi di analisi o di marketing e non carica contenuti di terzi come font, mappe o video.

4. Contatti

Se ci scrivi via e-mail, trattiamo i tuoi dati per gestire la richiesta (art. 6, par. 1, lett. b GDPR se riguarda un contratto, altrimenti lett. f). Cancelliamo la corrispondenza una volta evasa, se non sussistono obblighi di conservazione.

5. Registrazione e uso di QCRM

Per l’account e il contratto trattiamo nome, indirizzo e-mail, nome e dati dell’azienda, la password (solo come hash crittografico), ruolo e appartenenza all’organizzazione, lingua, piano scelto e i momenti di accesso e di conferma dei testi legali (art. 6, par. 1, lett. b GDPR). Per proteggere gli account registriamo gli accessi e gli eventi rilevanti per la sicurezza (art. 6, par. 1, lett. f GDPR). Senza questi dati non possiamo fornire un account.

Se un amministratore di un cliente invita una persona, riceviamo dal cliente il suo indirizzo e-mail, il ruolo ed eventualmente il nome; la persona riceve via e-mail una password monouso.

Per mantenere l’accesso, l’applicazione salva token di accesso e alcune impostazioni nella memoria locale del browser. Ciò è strettamente necessario per il servizio richiesto (§ 25, comma 2, n. 2 TDDDG). Non utilizziamo cookie di tracciamento o pubblicitari.

6. E-mail di sistema

Inviamo inviti, password monouso, reimpostazioni della password e notifiche tramite un server di posta di IONOS SE, Montabaur, Germania (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).

7. Abbonamento e pagamento

QCRM e la telefonia IA Omnesto si sottoscrivono con un unico abbonamento, gestito nell’account cliente presso Omnesto; gestiamo entrambi i servizi direttamente. I pagamenti sono elaborati da Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublino, Irlanda), che riceve nome, indirizzo e-mail, indirizzo di fatturazione, dati di pagamento e importo; noi non riceviamo i dati completi della carta. Stripe tratta dati anche negli USA (sezione 11). Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b e c GDPR. Ulteriori informazioni: stripe.com/it/privacy.

8. Telefonia IA Omnesto

Se un cliente utilizza Omnesto, integrato in QCRM, QCRM trasmette a Omnesto nome, indirizzo e-mail, ruolo e organizzazione degli utenti autorizzati, affinché possano accedervi senza un’ulteriore password, nonché i dati di consumo per l’addebito dei crediti IA. Gli appuntamenti fissati dall’assistente telefonico vengono inseriti nel calendario di QCRM. Omnesto funziona su server di Hetzner Online GmbH a Helsinki, Finlandia. Per telefonia e IA vocale Omnesto si avvale di ulteriori fornitori (Telnyx, ElevenLabs, OpenAI), elencati nell’accordo sul trattamento dei dati. I dettagli sui dati delle chiamate sono nell’informativa su omnesto.pro. Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b GDPR.

9. Funzioni IA

QCRM offre funzioni IA come valutazione dei lead, bozze di risposta, riassunti di e-mail e analisi delle trattative. Solo quando un utente avvia una di queste funzioni, i contenuti necessari vengono trasmessi all’API Gemini a pagamento di Google (Google Ireland Limited, Dublino, Irlanda, con il coinvolgimento di Google LLC, USA). Google non utilizza input e risultati di questo servizio a pagamento per migliorare i propri prodotti e li conserva solo per un periodo limitato per individuare abusi. I risultati dell’IA sono suggerimenti; la decisione spetta all’utente. Non avviene alcun processo decisionale automatizzato ai sensi dell’art. 22 GDPR.

10. Caselle e-mail e outreach

I clienti possono collegare le proprie caselle e-mail tramite IMAP/SMTP. Le credenziali sono salvate in forma cifrata; i messaggi vengono ricevuti e inviati tramite il fornitore scelto dal cliente, le cui condizioni sulla privacy si applicano in aggiunta.

Se un cliente invia e-mail ai propri contatti con la funzione outreach, ogni e-mail contiene un link di disiscrizione. Per conto del cliente QCRM rileva se un’e-mail è stata aperta (tramite un’immagine invisibile) e quali link sono stati cliccati, e lo mostra al cliente mittente. Se le immagini non vengono caricate, non viene contata alcuna apertura. Una disiscrizione viene memorizzata e impedisce ulteriori e-mail outreach di quel cliente. Il cliente mittente è responsabile della liceità di tali e-mail, in particolare dell’eventuale consenso dei destinatari.

11. Trasferimenti verso paesi terzi

I nostri server si trovano in Germania (QCRM) e Finlandia (Omnesto). Stripe, Google, Telnyx, ElevenLabs e OpenAI trattano dati anche negli USA. I trasferimenti avvengono solo alle condizioni degli artt. 44 e segg. GDPR: sulla base della decisione di adeguatezza relativa all’EU-US Data Privacy Framework, se il destinatario è certificato, e altrimenti sulla base delle clausole contrattuali tipo della Commissione europea.

12. Periodo di conservazione

Conserviamo i dati dell’account per la durata del contratto. Se un abbonamento termina senza rinnovo, le funzioni CRM vengono bloccate; i dati restano memorizzati, vengono verificati dopo 30 giorni e cancellati solo previo avviso al cliente. Su richiesta del cliente li cancelliamo prima. Conserviamo fatture e documenti contabili per i termini di legge (§ 147 AO, § 257 HGB; fino a dieci anni). I backup del database vengono eseguiti ogni giorno e cancellati o sovrascritti al più tardi 30 giorni dopo la loro creazione; i dati cancellati possono quindi restare nei backup fino a 30 giorni. Cancelliamo i log del server al più tardi dopo 30 giorni.

13. Sicurezza

Proteggiamo i dati con misure tecniche e organizzative ai sensi dell’art. 32 GDPR, tra cui trasmissione cifrata (TLS), password sottoposte a hash, credenziali verso sistemi terzi salvate in forma cifrata, workspace separati con ruoli e permessi, accesso amministrativo limitato e backup giornalieri. I dettagli sono nell’allegato all’accordo sul trattamento dei dati.

14. I tuoi diritti

Alle condizioni di legge hai diritto di accesso (art. 15 GDPR), rettifica (art. 16), cancellazione (art. 17), limitazione del trattamento (art. 18), portabilità dei dati (art. 20) e di opposizione ai trattamenti basati su legittimi interessi (art. 21 GDPR). Puoi revocare un consenso in qualsiasi momento con effetto per il futuro (art. 7, par. 3 GDPR).

Puoi proporre reclamo a un’autorità di controllo. L’autorità competente per noi è la Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlino, Germania.

15. Persone e clienti in Svizzera

Per le persone in Svizzera si applica inoltre la legge federale sulla protezione dei dati (LPD). Germania e Finlandia garantiscono una protezione adeguata secondo l’allegato 1 dell’ordinanza sulla protezione dei dati; la comunicazione verso tali paesi è ammessa ai sensi dell’art. 16 cpv. 1 LPD. Per i destinatari negli USA si applica lo Swiss-U.S. Data Privacy Framework, se il destinatario è certificato, altrimenti clausole contrattuali tipo riconosciute dall’IFPDT. È possibile presentare reclamo all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT).

16. Modifiche

Aggiorniamo la presente informativa quando cambiano i nostri trattamenti o la normativa. Vale la versione pubblicata qui.