Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles sur ce site et dans QCRM est Medcycle UG (haftungsbeschränkt), Kolonnenstraße 8, 10827 Berlin, Allemagne, représentée par son gérant Eik-Robert Burggraf, e-mail : info@medcycle.eu (« nous »). Nous n’avons pas désigné de délégué à la protection des données, aucune obligation légale ne l’imposant. Merci d’adresser vos demandes relatives à la protection des données à l’adresse ci-dessus.

2. Champ d’application et rôles

La présente politique couvre le site q-crm.com et les données que nous traitons nous-mêmes en tant que fournisseur de QCRM, par exemple les comptes clients, les utilisateurs et la facturation. Les données que les clients enregistrent dans leur espace de travail QCRM (p. ex. contacts, leads, e-mails, documents) sont traitées par nous en tant que sous-traitant sur instruction du client concerné (art. 28 RGPD) ; le client en est le responsable du traitement. L’accord de sous-traitance en règle les détails. Merci d’adresser vos demandes concernant ces données au client concerné ; nous l’assistons.

3. Visite du site

Le site est exploité sur des serveurs de Hetzner Online GmbH en Allemagne. Lors de la consultation, le serveur traite les données techniquement nécessaires : adresse IP, heure, page consultée, volume de données transféré, page de provenance ainsi que des informations sur le navigateur et le système d’exploitation. Cela sert à la mise à disposition, à la stabilité et à la sécurité du site (art. 6, par. 1, point f RGPD ; notre intérêt légitime est un fonctionnement sûr et fiable). Les journaux du serveur sont supprimés au plus tard après 30 jours.

Le site ne dépose aucun cookie, n’utilise aucun service d’analyse ou de marketing et ne charge aucun contenu de tiers tel que polices, cartes ou vidéos.

4. Prise de contact

Si vous nous écrivez par e-mail, nous traitons vos données pour répondre à votre demande (art. 6, par. 1, point b RGPD si elle concerne un contrat, sinon point f). Nous supprimons la correspondance une fois traitée, en l’absence d’obligation de conservation.

5. Inscription et utilisation de QCRM

Pour le compte et le contrat, nous traitons nom, adresse e-mail, nom et coordonnées de l’entreprise, le mot de passe (uniquement sous forme de hachage cryptographique), rôle et appartenance à l’organisation, langue, offre choisie ainsi que les dates de connexion et de confirmation des textes juridiques (art. 6, par. 1, point b RGPD). Pour protéger les comptes, nous journalisons les connexions et les événements liés à la sécurité (art. 6, par. 1, point f RGPD). Sans ces données, nous ne pouvons pas fournir de compte.

Lorsqu’un administrateur d’un client invite une personne, nous recevons du client son adresse e-mail, son rôle et, le cas échéant, son nom ; la personne reçoit par e-mail un mot de passe à usage unique.

Pour que vous restiez connecté, l’application enregistre des jetons de connexion et quelques réglages dans le stockage local de votre navigateur. Cela est strictement nécessaire au service demandé (§ 25, al. 2, n° 2 TDDDG). Nous n’utilisons pas de cookies de suivi ou publicitaires.

6. E-mails système

Nous envoyons les invitations, mots de passe à usage unique, réinitialisations de mot de passe et notifications via un serveur de messagerie de IONOS SE, Montabaur, Allemagne (art. 6, par. 1, point b RGPD).

7. Abonnement et paiement

QCRM et la téléphonie IA Omnesto sont souscrits via un abonnement commun, géré dans le compte client chez Omnesto ; nous exploitons nous-mêmes les deux services. Les paiements sont traités par Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irlande), qui reçoit nom, adresse e-mail, adresse de facturation, données de paiement et montant ; nous ne recevons pas les données complètes de la carte. Stripe traite également des données aux États-Unis (section 11). Base juridique : art. 6, par. 1, points b et c RGPD. Plus d’informations : stripe.com/fr/privacy.

8. Téléphonie IA Omnesto

Si un client utilise Omnesto, intégré à QCRM, QCRM transmet à Omnesto le nom, l’adresse e-mail, le rôle et l’organisation des utilisateurs autorisés, afin qu’ils puissent y accéder sans autre mot de passe, ainsi que les données de consommation pour la facturation des crédits IA. Les rendez-vous pris par l’assistant téléphonique sont inscrits dans le calendrier de QCRM. Omnesto fonctionne sur des serveurs de Hetzner Online GmbH à Helsinki, Finlande. Pour la téléphonie et l’IA vocale, Omnesto fait appel à d’autres prestataires (Telnyx, ElevenLabs, OpenAI), énumérés dans l’accord de sous-traitance. Les détails sur les données d’appel figurent dans la politique de confidentialité sur omnesto.pro. Base juridique : art. 6, par. 1, point b RGPD.

9. Fonctions d’IA

QCRM propose des fonctions d’IA comme l’évaluation des leads, des projets de réponse, des résumés d’e-mails et des analyses d’affaires. Ce n’est que lorsqu’un utilisateur lance une telle fonction que les contenus nécessaires sont transmis à l’API Gemini payante de Google (Google Ireland Limited, Dublin, Irlande, avec la participation de Google LLC, États-Unis). Google n’utilise pas les entrées et résultats de ce service payant pour améliorer ses produits et ne les conserve que pour une durée limitée afin de détecter les abus. Les résultats de l’IA sont des suggestions ; la décision appartient à l’utilisateur. Aucune décision automatisée au sens de l’art. 22 RGPD n’a lieu.

10. Boîtes e-mail et outreach

Les clients peuvent connecter leurs propres boîtes e-mail via IMAP/SMTP. Les identifiants sont enregistrés de manière chiffrée ; les messages sont récupérés et envoyés via le fournisseur choisi par le client, dont les conditions de confidentialité s’appliquent en outre.

Lorsqu’un client envoie des e-mails à ses contacts avec la fonction outreach, chaque e-mail contient un lien de désinscription. Pour le compte du client, QCRM enregistre si un e-mail a été ouvert (au moyen d’une image invisible) et quels liens ont été cliqués, et l’affiche au client expéditeur. Si les images ne sont pas chargées, aucune ouverture n’est comptée. Une désinscription est enregistrée et empêche tout autre e-mail outreach de ce client. Le client expéditeur est responsable de la licéité de ces e-mails, notamment du consentement éventuellement requis des destinataires.

11. Transferts vers des pays tiers

Nos serveurs sont situés en Allemagne (QCRM) et en Finlande (Omnesto). Stripe, Google, Telnyx, ElevenLabs et OpenAI traitent également des données aux États-Unis. Les transferts n’ont lieu que dans les conditions des art. 44 et suivants RGPD : sur la base de la décision d’adéquation relative au EU-US Data Privacy Framework lorsque le destinataire est certifié, et sinon sur la base des clauses contractuelles types de la Commission européenne.

12. Durée de conservation

Nous conservons les données du compte pendant la durée du contrat. Si un abonnement prend fin sans renouvellement, les fonctions CRM sont bloquées ; les données restent enregistrées, sont examinées après 30 jours et ne sont supprimées qu’après information préalable du client. À la demande du client, nous les supprimons plus tôt. Nous conservons les factures et pièces comptables pendant les durées légales (§ 147 AO, § 257 HGB ; jusqu’à dix ans). Les sauvegardes de la base de données sont effectuées quotidiennement et supprimées ou écrasées au plus tard 30 jours après leur création ; des données supprimées peuvent donc subsister jusqu’à 30 jours dans les sauvegardes. Nous supprimons les journaux du serveur au plus tard après 30 jours.

13. Sécurité

Nous protégeons les données par des mesures techniques et organisationnelles au sens de l’art. 32 RGPD, notamment la transmission chiffrée (TLS), des mots de passe hachés, le stockage chiffré des identifiants vers des systèmes tiers, des espaces de travail séparés avec rôles et droits, un accès administratif restreint et des sauvegardes quotidiennes. L’annexe de l’accord de sous-traitance en donne le détail.

14. Vos droits

Dans les conditions légales, vous disposez d’un droit d’accès (art. 15 RGPD), de rectification (art. 16), d’effacement (art. 17), de limitation du traitement (art. 18), à la portabilité (art. 20) et d’opposition aux traitements fondés sur des intérêts légitimes (art. 21 RGPD). Vous pouvez retirer un consentement à tout moment pour l’avenir (art. 7, par. 3 RGPD).

Vous pouvez introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. L’autorité compétente pour nous est la Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, Allemagne.

15. Personnes et clients en Suisse

Pour les personnes en Suisse, la loi fédérale sur la protection des données (LPD) s’applique en outre. L’Allemagne et la Finlande assurent une protection adéquate selon l’annexe 1 de l’ordonnance sur la protection des données ; la communication vers ces pays est autorisée selon l’art. 16, al. 1 LPD. Pour les destinataires aux États-Unis, le Swiss-U.S. Data Privacy Framework s’applique lorsque le destinataire est certifié, sinon des clauses contractuelles types reconnues par le PFPDT. Les réclamations peuvent être adressées au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

16. Modifications

Nous adaptons la présente politique lorsque nos traitements ou la législation changent. La version publiée ici fait foi.