Nutzungsbedingungen
Vertragspartner und Anwendungsbereich
QCRM ist eine Marke der Medcycle UG (haftungsbeschränkt), Kolonnenstraße 8, 10827 Berlin. QCRM wird ausschließlich Unternehmern und Selbstständigen im Sinne des § 14 BGB angeboten. Maßgeblich ist die deutsche Fassung dieser Bedingungen.
Vertragsschluss
Der Vertrag kommt mit der Registrierung und der Freischaltung des Workspace zustande, ein kostenpflichtiges Abonnement mit dessen Abschluss im Kundenkonto. Mit der Registrierung erkennt der Kunde diese Bedingungen einschließlich des Auftragsverarbeitungsvertrags an. Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn der Anbieter ihnen ausdrücklich in Textform zustimmt.
Leistung
QCRM ist eine browserbasierte CRM-Software. Funktionsumfang, enthaltene KI-Credits und Nutzungslimits richten sich nach dem gewählten Tarif und der Leistungsbeschreibung. Die KI-Telefonie Omnesto ist ein optionaler Dienst desselben Anbieters und wird über KI-Credits abgerechnet.
Abonnement, Laufzeit und Zahlung
QCRM und Omnesto werden über ein gemeinsames Abonnement abgeschlossen und abgerechnet; Abschluss, Zahlung, Rechnungen, Tarifwechsel und Kündigung erfolgen im Kundenkonto. Tarife laufen 30 bzw. 365 Tage, werden im Voraus über Stripe bezahlt und verlängern sich automatisch um denselben Zeitraum, wenn sie nicht vor dessen Ende gekündigt werden. Die Kündigung ist jederzeit zum Ende des laufenden Zeitraums möglich. Es gelten die bei Abschluss angezeigten Preise (netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer) und die gewählte Währung. Schlägt eine Zahlung fehl, bleibt der Zugang erhalten, solange Stripe die Zahlung erneut versucht. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt unberührt.
Testphase
Eine erste kostenlose Testphase von sieben Tagen kann einmal je Kunde gewährt werden. Dafür ist ein Zahlungsmittel zu hinterlegen; der erste Betrag wird am Ende der Testphase fällig, wenn nicht vorher gekündigt wird. Änderungen während der Testphase gelten sofort und ohne Zahlung; berechnet wird danach der zuletzt gewählte Tarif.
Benutzer und Tarifänderungen
Ein Tarif umfasst eine Anzahl von Benutzerplätzen; jeder aktive Benutzer des Workspace belegt einen Platz. Mehr Benutzer oder ein Wechsel von Solo zu Team gelten sofort und werden für den Rest des laufenden Zeitraums anteilig berechnet. Weniger Benutzer, ein günstigerer Tarif oder ein anderer Zeitraum gelten ab dem nächsten Zeitraum. Sind mehr Benutzer aktiv als Plätze gebucht, bestimmt ein Administrator des Kunden, wer aktiv bleibt; mindestens ein Administrator bleibt aktiv. Trifft er bis zum Wirksamwerden keine Auswahl, bleiben der am längsten bestehende Administrator und danach die am längsten bestehenden Benutzer aktiv. Nicht ausgewählte Benutzer werden deaktiviert, nicht gelöscht, und können bei freien Plätzen wieder aktiviert werden.
KI-Credits
Credits aus einem Tarif gelten für den Abrechnungszeitraum, für den sie gewährt wurden, und verfallen mit dessen Ende. Zusätzlich gekaufte Credit-Pakete sind 365 Tage ab Kauf gültig, unabhängig von Tarifwechsel oder Kündigung, und werden nach Zahlungseingang gutgeschrieben. Verbraucht werden zuerst die Credits, die am frühesten verfallen. Sind keine Credits verfügbar, pausieren nur die KI-Funktionen; die übrigen CRM-Funktionen bleiben nutzbar.
Nutzerkonten und Kundendaten
Kunden sind für die Berechtigungen ihrer Benutzer, die Rechtmäßigkeit der eingegebenen Daten und die Einhaltung ihrer Datenschutzpflichten verantwortlich. Neue Benutzer erhalten ein einmaliges Passwort per E-Mail, das bei der ersten Anmeldung durch ein eigenes ersetzt werden muss; Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln. Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der Bestandteil dieser Bedingungen ist.
Zulässige Nutzung
Der Kunde darf QCRM nicht für rechtswidrige Zwecke nutzen. Für E-Mails, die er über QCRM versendet, insbesondere Werbe-E-Mails über die Outreach-Funktion, ist er selbst verantwortlich; er stellt sicher, dass erforderliche Einwilligungen vorliegen und das Wettbewerbs- und Datenschutzrecht (u. a. § 7 UWG) eingehalten wird. Bei schwerwiegenden Verstößen kann der Anbieter einzelne Funktionen oder den Zugang vorübergehend sperren.
KI und externe Dienste
Optionale KI-Funktionen können Daten an die kostenpflichtige Google Gemini API übermitteln. Kunden können externe E-Mail-Anbieter verbinden. KI-Ergebnisse können fehlerhaft sein und müssen vor geschäftskritischer Verwendung geprüft werden.
Ende des Abonnements, Datenaufbewahrung und Löschung
Endet das Abonnement ohne Verlängerung, bleibt die Anmeldung möglich; die CRM-Funktionen werden gesperrt, bis wieder ein Abonnement besteht. Die Workspace-Daten bleiben gespeichert. Nach 30 Tagen prüft der Anbieter den Bestand; eine Löschung erfolgt nicht automatisch, sondern erst nach vorheriger Ankündigung an den Kunden in Textform mit angemessener Frist. Kunden können die Löschung ihres Workspace jederzeit über den Support verlangen. Datenbanksicherungen werden täglich erstellt und spätestens 30 Tage nach ihrer Erstellung gelöscht oder überschrieben; gelöschte Daten können daher bis zu 30 Tage in Sicherungen enthalten sein. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere für Abrechnungsunterlagen, bleiben unberührt.
Verfügbarkeit, Wartung und Support
QCRM ist grundsätzlich rund um die Uhr an sieben Tagen pro Woche erreichbar. Die zugesagte Verfügbarkeit beträgt 99 % je Kalendermonat, ausgenommen vorab angekündigte Wartungsfenster. Planbare Wartungen erfolgen vorrangig nach 18:00 Uhr deutscher Zeit. Kunden werden, soweit möglich, mit angemessenem Vorlauf informiert; Unterbrechungen werden so kurz wie erforderlich gehalten. Bei dringenden Störungen oder Sicherheitsmaßnahmen können Wartungen auch kurzfristig und vor 18:00 Uhr erfolgen. Supportanfragen werden über das interne Ticketsystem entgegengenommen. Eine erste Antwort erfolgt innerhalb von 24 Supportstunden von Montag bis Freitag, ausgenommen gesetzliche Feiertage am Sitz des Anbieters. Eine Problemlösung innerhalb dieser Frist wird nicht zugesagt.
Haftung
Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz. Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf, ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
Änderungen dieser Bedingungen
Der Anbieter kann diese Bedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern, wenn dies wegen geänderter Rechtslage oder Rechtsprechung, technischer Entwicklungen oder einer Weiterentwicklung des Dienstes erforderlich ist und der Kunde dadurch nicht unangemessen benachteiligt wird. Der Kunde wird mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten in Textform informiert. Widerspricht er nicht bis zum Inkrafttreten, gelten die Änderungen als angenommen; darauf wird er in der Mitteilung hingewiesen. Widerspricht er, kann jede Partei den Vertrag zum Inkrafttreten der Änderung kündigen. Preisänderungen gelten frühestens ab dem nächsten Abrechnungszeitraum.
Schlussbestimmungen
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand für Kaufleute, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen ist Berlin. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt die Wirksamkeit der übrigen unberührt.
Stand: 13.11.2026